Søg

Retningslinjer for tv-overvågning

Retningslinjer for tv-overvågning på TECHCOLLEGEs adresser

Senest revideret : oktober 2015, godkendt i Samarbejdsudvalget

Formål
TECHCOLLEGE anvender tv-overvågning som led i forebyggelse og opklaring af kriminalitet (tyveri, hærværk, vold og andre strafbare handlinger).

Retsgrundlag
Retningslinjerne er oprettet i overensstemmelse med tv-overvågningsloven, persondataloven, straffeloven, forvaltningsloven samt almindelige forvaltningsretlige principper.  Herudover følger TECHCOLLEGE Datatilsynets anbefalinger.

Ansatte ved TECHCOLLEGE informeres om tv-overvågningen gennem arbejdspladsens personalepolitik. Elever og andre vil blive informeret om tv-overvågningen ved skiltning ved adgangsveje. Desuden kan Retningslinjer for TV-overvågning ses på TECHCOLLEGEs hjemmeside.

Hvor forefindes tv-overvågning, og hvem har adgang til optagelser?
Tv-overvågning forefindes indendørs og udendørs - eksempelvis i edb-lokaler og i fælles gangarealer. Der vil være skiltet i områder, hvor der foregår tv-overvågning.

Kameraer på TECHCOLLEGE er stationære uden optagelse af lyd. Der optages kun, når der forekommer bevægelse.

Kun arbejdsmiljølederen (¤) og udvalgte ITCN-medarbejdere har adgang til gennemsyn af tv-overvågningen, og gennemsyn af tv-overvågningen foretages alene ved konkret mistanke om kriminalitet. Optagelserne fra tv-overvågningen kan kun ses fra det administrative net.

Procedure ved konstateret eller formodet kriminalitet

  • Chef eller leder kontaktes ved konkret mistanke eller hændelse
  • Chef eller leder kontakter arbejdsmiljøleder (¤) med grundige oplysninger om følgende;
    - Lokalitet
    - Formodet tidsrum
    - Information om pågældende hændelse
  • Hændelsen oprettes som en ITCN-helpdesk-sag.
  • Relevante optagelser gennemses af arbejdsmiljøleder (¤) eller udvalgt ITCN-medarbejder.
  • Belastende bevismateriale, som viser eller kan formodes at være af betydning, sikres.
  • Chef eller leder tager sig af den videre behandling af sagen.
  • Arbejdsmiljøleder (¤) kan aflevere bevismateriale til politiet til vurdering ved evt. anmeldelse.

Procedure for anvendelse af lagret materiale

Optagelserne fra tv-overvågningen gemmes på servere i ITCNs serverrum og overspilles automatisk efter maksimalt 30 dage. Overspilning kan forekomme før 30. dag afhængig af det samlede pladsforbrug for optagelserne. Billederne fra tv-overvågningen vil blive gennemset ved konkret mistanke om kriminalitet.

Ved konkret mistanke om kriminalitet, rettes der henvendelse til arbejdsmiljølederen (¤), hvorefter der foretages gennemsyn af tv-overvågningen af arbejdsmiljøleder (¤) og/eller udvalgt ITCN-medarbejder, der har adgangskode og log-in til systemet.  

Såfremt den konkrete mistanke om kriminalitet bekræftes ved gennemsyn af tv-overvågningsbillederne, kontakter arbejdsmiljølederen(¤) den ansvarlige chef eller leder, som vil blive bedt om at kigge optagelsen igennem sammen med arbejdsmiljølederen (¤). Hvis identifikation kan foretages, sikrer chef eller leder den videre behandling af sagen.

Der oprettes en ITCN-helpdesk sag omkring gennemsyn og sikring af belastende bevismateriale. Såfremt det findes hensigtsmæssigt anmeldes sagen, og billederne fra tv-overvågningen videregives til politiet.

Hvis data skal gemmes i mere end 30 dage, eksempelvis i forbindelse med en konkret henvendelse, skal personer, der optræder på videooptagelserne, underrettes. En kopi af data vil i udgangspunktet være tilgængelig for den eller de registrerede personer, med mindre politi eller domstol forhindrer dette af hensyn til efterforskning eller sagsbehandling i en straffesag. Dette medfører også, at såfremt der verserer en sag hos politi eller domstole, hvor videooptagelserne har relevans, så skal disse forespørges inden udlevering af data.

Ansvar

Det er direktørens ansvar, at de overordnede rammer for tv-overvågning overholdes. 
IT-chefen har ansvaret for den daglige drift og vedligeholdelse af de til formålet tekniske installationer. 
Arbejdsmiljølederen har ansvaret for, at gennemsyn af tv-overvågningen foretages iht. disse retningslinjer. Gennemsyn af materialet foretages i samarbejde med IT Center Nord (ITCN).

Arbejdsmiljølederen har ansvaret for ændringer i placering og antal videokameraer.
Chef eller leder har ansvaret for at rette henvendelse til arbejdsmiljølederen (¤), når der ønskes gennemsyn af optagelser grundet en konkret mistanke om kriminalitet. 
Alle medarbejdere er forpligtiget til at kontakte chef/leder for området ved konkret mistanke om kriminalitet.

Drift og vedligeholdelse
Chef eller leder kan fremsende forslag til ændringer af nuværende sikring. 
ITCN foretager periodisk funktionsafprøvning og kontrol af samtlige kameraer. 
Ved konstatering af manglende funktionalitet gennemses optagelsen rutinemæssigt.
Ved formodet bevidst begrænsning af anlæggets funktion, tager ITCN kontakt til arbejdsmiljøleder. 
Konstateres et kamera ude af drift, oprettes en ITCN-helpdesk sag til den IT-ansvarlige for det pågældende område, som herefter afhjælper problemet.

Bemærkning

(¤) : Ved Arbejdsmiljølederens fravær ligger ansvaret hos Bygnings- og Servicechefen.